Leistungsbeschreibung manageforwork | Datenschutz

Mit manageforwork können Unternehmen Managementprozesse effizient planen und kollaborativ umsetzen, um so ihre Dokumentationspflichten zu automatisieren. Auf der Plattform werden verschiedene Produkte angeboten, die einzeln oder kombiniert nutzbar sind. Alle Informationen zu unseren Produkten finden Sie unter www.manageforwork.de.

Mit manageforwork | Datenschutz erhalten Sie ein cloud-basiertes Datenschutzmanagementsystem, welches Sie bei der Implementierung und Überwachung von Datenschutzmaßnahmen gemäß den Anforderungen der DSGVO unterstützt.

Eine besondere Erleichterung bietet die Erfassung und Verwaltung von Datenschutzdokumentationen, insbesondere des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten und Dienstleisterverträgen sowie den damit verbundenen Risikoanalysen und technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Inhalte des Produkts:

1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

   Legen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO Absatz 1 an, indem Sie entweder die gutachtergeprüften Vorlagen verwenden oder diese selbst erstellen. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage und bietet tiefergehende Erklärungen im Hilfefenster. Die userfreundliche Nutzerführung und kollaborative Ansatz, macht es möglich, dass die zuständigen Fachabteilungen die Verarbeitungstätigkeiten selbst dokumentieren können und den Datenschutzkoordinator oder -beauftragten nur noch mittels Aufgaben- und Kommentarfunktion um Rat fragen. Im Formular sind die Pflichtfelder gekennzeichnet, die Sie mindestens für die Aufsichtsbehörden ausfüllen müssen. Dennoch können Sie darüberhinausgehende Informationen dokumentieren, die Ihnen später für andere Prozessschritte wie z. B. Auskunftsersuche oder Datenschutz-Folgenabschätzungen helfen.

2. Importfunktion für Verarbeitungstätigkeiten

   Sie haben Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bisher in Word oder Excel geführt oder gar ein anderes Datenmanagementsystem genutzt? Kein Problem. Denn dank der mitgelieferten Excel-Vorlage können Sie existierende Verfahren schnell kopieren und in die benötigte Struktur bringen. Die intelligente Importfunktion gleicht Ihre Daten mit vorhandenen Datensätzen ab z. B. Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfänger, TOM-Katalog und verlinkt diese, sodass doppelte Datensätze vermieden werden. So können Sie alte Dokumente schnell in Ihr Datenschutzmanagementsystem übertragen und dort weiter bearbeiten.

3. Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter

   Legen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter nach Art. 30 DSGVO Absatz 2 an. Dazu fassen Sie die Tätigkeiten, die Sie für Ihre Kunden ausführen, sinnvoll zusammen und sparen sich dank intelligenter Verknüpfung doppelte Dokumentation.  

4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

   Definieren Sie Ihren Standard TOM-Katalog oder legen Sie tätigkeitsbezogene Kataloge oder Einzelmaßnahmen an. Die Statusanzeige sowie Aufgaben- und Kommentarfunktion ermöglichen einfache Audits Ihrer Schutzmaßnahmen. Auch die Anlage und Überwachung verarbeitungsspezifischer TOMs ist möglich.

5. Dienstleister- und Auftragsverarbeiterübersichten

   Für eine übersichtliche Darstellung, wo Ihre Daten überall hin übermittelt werden, bietet sich das Dienstleisterverzeichnis an. Hinterlegen Sie hier alle externen Partner (Dienstleister und Auftraggeber) mit ihren konkreten Produkten und Services an. Die Informationen zum Vertrag, Serverstandort und ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegt werden anschließend automatisch in verknüpften Verarbeitungstätigkeiten referenziert.

6. Ressourcenverwaltung

   Hier können Sie die im Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten verlinkten Formularfelder wie z. B. die Abteilungen, Datenkategorien, Personengruppen, Rechtsgrundlagen oder Aufbewahrungsfristen verwalten. Gleichzeitig sehen Sie als Art Rückwärtssuche, welche der Formularfelder in welcher Verarbeitungstätigkeit verwendet wird. Sollte sich also eine Ressource ändern, können Sie dies zentral steuern und müssen anschließend nur die damit verbundenen Verarbeitungstätigkeiten, nicht jedoch das gesamte Verzeichnis, prüfen.

7. Löschkonzept / Aufbewahrungsfristen

   In den „Ressourcen“ werden Ihnen bereits typische Aufbewahrungsfristen je nach Datenart mit Rechtsgrundlage bereitgestellt. Diese können Sie beliebig mit Ihren eigenen Unternehmensrichtlinien ergänzen. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können Sie dann die Fristen hinterlegen und Ihren Löschprozess beschreiben.

8. Aufgabenverwaltung und -delegation

   Bei jedem Formular haben Sie die Möglichkeiten Aufgaben für sich selbst oder beteiligte Personen anzulegen. In der Aufgabenübersicht können Sie dann Ihre eigenen To-dos tracken oder den Status derer nachverfolgen, die Sie delegiert haben.

9. Datenschutz-Folgenabschätzung

   Prüfen Sie per Schwellwertanalyse, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist. Dank Verlinkung der Verarbeitungstätigkeit mit DSFA sparen Sie sich doppelte Dokumentation. Erstellen Sie im Projektteam Ihre Risikoanalyse und dokumentieren Sie Maßnahmen zur Risikobehandlung.

Allgemeine Plattformfunktionalitäten:

1. Benutzerregistrierung und Rollenverwaltung

   Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche und sichere Möglichkeit, Mitarbeiter zu der Plattform hinzuzufügen. Der Administrator kann dabei je Mitarbeiter wählen zu welchem Standort und mit welcher Rolle und damit verbundenen Rechten dieser angelegt werden soll. Für die Anlage der Accounts werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Mitarbeiter verwendet..

2. Mandantenfähigkeit (Standort-Verwaltung)

   Mit der Standortverwaltung können bequem weitere Unternehmen hinzugefügt werden, sofern Sie die entsprechende Lizenzanzahl erworben haben. Dies erlaubt, mehrere, voneinander getrennte Dokumentationen zu führen. Jedem Standort können optional Standort-Verantwortliche hinzugefügt werden, die als Firmenadmin nur diesen Standort verwalten können. Als übergreifender Admin können Sie jedoch auch standortübergreifend agieren und Dokumente bzw. Prozesselemente zwischen den Unternehmen kopieren.

Support und Service:

1. Kundensupport per E-Mail oder Telefon

   Servicezeiten: Montags bis freitags 08:00 – 18:00 Uhr, an Feiertagen Service nicht verfügbar

   Reaktionszeiten im Falle einer Störung: 24 Stunden

   Antwortzeiten im Falle einer Anfrage: 4 Stunden

   Sprachen des Supports: deutsch

2. Online-Hilfe und Benutzerdokumentation

   Um Benutzern eine eigenständige Problembehebung zu ermöglichen, bietet manageforwork einen umfassenden Online-Hilfebereich mit FAQ und Benutzerhandbuch, welche den Benutzern bei der Navigation durch die Plattform und der Lösung häufig auftretender Fragen unterstützen.

Technische Anforderungen:

1. Unterstützung gängiger Webbrowser

   Für eine reibungslose Nutzung der Plattform sollte ein gängiger Browser (Chrome, Firefox, Safari, Opera und Edge) in der jeweils aktuellen Version genutzt werden. Wir empfehlen die Nutzung in der Desktop Ansicht.

2. Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen

   Benutzer können die Plattform in den gängigen Betriebssystemen (Windows, macOS, Linux) uneingeschränkt über einen der oben genannten Webbrowser nutzen.