Leistungsbeschreibung manageforwork

Mit manageforwork können Unternehmen Managementprozesse effizient planen und kollaborativ umsetzen, um so ihre Dokumentationspflichten zu automatisieren. Auf der Plattform werden verschiedene Produkte angeboten, die einzeln oder kombiniert nutzbar sind. Alle Informationen zu unseren Produkten finden Sie unter www.manageforwork.de.

Allgemeine Plattformfunktionalitäten:

1. Benutzerregistrierung und Rollenverwaltung

   Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche und sichere Möglichkeit, Mitarbeiter zu der Plattform hinzuzufügen. Der Administrator kann dabei je Mitarbeiter wählen zu welchem Standort und mit welcher Rolle und damit verbundenen Rechten dieser angelegt werden soll. Für die Anlage der Accounts werden Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Mitarbeiter verwendet..

2. Mandantenfähigkeit (Standort-Verwaltung)

   Mit der Standortverwaltung können bequem weitere Unternehmen hinzugefügt werden, sofern Sie die entsprechende Lizenzanzahl erworben haben. Dies erlaubt, mehrere, voneinander getrennte Dokumentationen zu führen. Jedem Standort können optional Standort-Verantwortliche hinzugefügt werden, die als Firmenadmin nur diesen Standort verwalten können. Als übergreifender Admin können Sie jedoch auch standortübergreifend agieren und Dokumente bzw. Prozesselemente zwischen den Unternehmen kopieren.

3. Aufgabenverwaltung und -delegation

   Bei jedem Formular haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben für sich selbst oder beteiligte Personen anzulegen. In der Aufgabenübersicht können Sie dann Ihre eigenen To-dos tracken oder den Status derer nachverfolgen, die Sie delegiert haben.

Produkte auf manageforwork

1. manageforwork | Arbeitssicherheit

Mit manageforwork | Arbeitssicherheit erhalten Sie ein cloud-basiertes Arbeitsschutzmanagementsystem, welches Sie bei der Implementierung und Überwachung von Schutzmaßnahmen unterstützt.

Eine besondere Erleichterung bietet die Erfassung und Verwaltung von Arbeitssicherheitsdokumentationen, insbesondere Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen.

Inhalte des Produkts:

1.1 Gefährdungsbeurteilung

Legen Sie Ihre Gefährdungsbeurteilungen entsprechend Ihrer Arbeitsschutzorganisation an. Gehen Sie z. B. nach Abteilungen oder Tätigkeiten vor und strukturieren Sie die Gefährdungsdokumentation hierarchisch.

Die Muster und Leervorlagen für Ihre Gefährdungsbeurteilung sind nach TRBS 1111 aufgebaut. Dort können Sie Ihre Gefährdungen nach Gefahrenkategorien und Gefährdungsfaktoren sortieren, oder Ihre eigene Struktur adaptieren. Bewerten Sie das Risiko mit der Risikomatrix nach Nohl. Anschließend ermitteln Sie Schutzmaßnahmen, die Sie nach dem STOP-Prinzip aufbauen und mit einer Wirksamkeitsprüfung und Aufgabenverteilung nachverfolgen können.

1.2 Betriebsanweisung

Mit dieser Funktion erstellen Sie druckfertige Betriebsanweisungen. Dank der Musterdatenbank finden Sie zahlreiche Vorlagen für verschiedene Tätigkeiten, Gefahrstoffe, Maschinen und Co. die Sie nur noch auf Ihren Betrieb anpassen müssen. Die Symboldatenbank unterstützt Sie auch dabei, eigene Betriebsanweisungen zu erstellen. Außerdem können Sie den Freigabeprozess inkl. Unterschrift abdecken. Dank Prüfterminen und Versionierungen wissen Sie stets, was die aktuelle Version ist und können dies bei Unfällen bei den Aufsichtsbehörden vorlegen.

1.3 Maßnahmenübersicht

Alle Schutzmaßnahmen, die Sie in einer Gefährdungsbeurteilung anlegen, stehen Ihnen auch losgelöst der Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung. So sehen Sie auf einen Blick, wie gut Ihr Schutzkatalog aufgestellt ist. Außerdem können Sie so die Wirksamkeitsprüfung zentral steuern oder prüfen, wo noch Handlungsbedarf besteht und entsprechende Aufgaben delegieren.

1.5 Ressourcenverwaltung

Hier können Sie die in den Gefährdungsbeurteilungen verlinkten Formularfelder wie z. B. die Abteilungen, Tätigkeiten etc. verwalten. Gleichzeitig sehen Sie als Art Rückwärtssuche, welche der Formularfelder in welcher Gefährdungsbeurteilung verwendet wird. Sollte sich also eine Ressource ändern, können Sie dies zentral steuern und müssen anschließend nur die damit verbundenen Gefährdungsbeurteilungen, nicht jedoch das gesamte Verzeichnis, prüfen.

2. manageforwork | Betriebsrat

Mit manageforwork | Betriebsrat erhalten Sie ein cloudbasiertes Betriebsratsmanagementsystem, mit dem Sie und Ihr Gremium die Betriebsratssitzungen effizient organisieren, Beschlüsse sicher dokumentieren und alle Aufgaben rechts- sowie datenschutzkonform erledigen können.

Alle Informationen und Dokumente liegen an einem Ort und können schnell gefiltert und von allen Betriebsräten und Ersatzmitgliedern verwaltet werden.

Inhalte des Produkts:

2.1 Sitzungen

In sechs einfachen Schritten können Sie Ihre Betriebsrats- oder Ausschusssitzungen anlegen, durchführen und Ihre Protokolle rechtssicher erstellen und freigeben

1. Allgemeine Angaben
2. Anlage der Tagesordnungspunkte (TOPs)
3. Einladung prüfen
4. Teilnehmende prüfen und ggf. nachladen
5. Sitzung und Protokoll
6. Freigabe Protokoll

Sie können in allen angelegten Sitzungen nach Datum, TOPs, Status und angenommenen Beschlüssen filtern. So erhalten Sie schnell einen Überblick und finden schnell die Inhalte, nach denen Sie suchen.

2.1.1 Allgemeine Angaben

Im ersten Schritt können Sie die allgemeinen Daten zur Sitzung angeben. Hier legen Sie den konkreten Termin und die Dauer an. Dann bestimmen Sie die Sitzungsart und -form sowie den Ort der Sitzung (in Präsenz, Virtuell, Hybrid).

2.1.2 Anlage der Tagesordnungspunkte

Hier können Sie Ihre Tagungsordnungspunkte (TOPs) mit Titel, Ziel und Beschreibungstext anlegen. Des Weiteren können Sie Dokumente passend zum TOP hochladen, interne Mitglieder von der Sitzung ausschließen und externe Mitglieder hinzufügen. Sie können durch die Eingabe der eingeplanten Dauer zu jedem TOP prüfen, ob Sie genügend Zeit für die Sitzung eingeplant haben. Ebenfalls können Sie per Drag-and-drop die TOPs verschieben, damit Sie immer flexibel bleiben und so schnell auch auf kurzfristige Änderungen reagieren können.

2.1.3. Einladung prüfen

Bevor Sie die Einladung versenden, können Sie die Empfänger und die Inhalte der Einladungsmail einsehen. Bei Bedarf können Sie die editierbaren Inhalte, den Wortlaut oder die Fristen in der Einladung anpassen. Die Inhalte sind auf die rechtlichen Anforderungen der Betriebsratssitzungen ausgerichtet, bei anderen Sitzungen wie Ausschüssen können Sie die Felder auch leer lassen. Darüber hinaus ziehen sich der Ort, Datum und TOPs automatisch aus den Schritten 1 und 2. Sie können sich auch zur Ansicht eine Testmail zusenden, so sehen Sie, wie die Mail an die Teilnehmer rausgeht und garantiert, dass Sie auch wirklich nichts vergessen und alles seine Richtigkeit hat.

Externe Mitglieder erhalten die Einladung ausschließlich für die TOPs, zu denen sie eingeladen wurden. Wenn es Absagen gibt, können Sie weitere Personen nachladen.

2.1.4. Teilnehmer prüfen und ggf. nachladen

Nachdem Sie die Einladung versendet haben, können Sie in der Übersicht den Teilnehmerstatus (Zu- und Absagen sowie Absagegründe) aller internen und externen Personen einsehen. Sie können ggf. ein Ersatzmitglied aktivieren (Verwaltung), um die Beschlussfähigkeit zu gewährleisten, oder weitere externe Personen hinzufügen.

2.1.5 Sitzung und Protokoll

Sie können vor Sitzungsbeginn die Teilnehmerliste herunterladen, um später die An- und Abwesenheiten sowie die konkreten Zeiträume der einzelnen Teilnehmer festzuhalten. Nach der Sitzung laden Sie die Teilnehmerliste hier einfach wieder hoch. Bei hybriden Sitzungen (Video- oder Telefon-Sitzungen) laden Sie zusätzlich die benötigten Nachweise hoch (z. B. Screenshot von E-Mails oder Chat-Nachrichten).

Während der Sitzung halten Sie alle Ergebnisse in einem separaten Feld fest. Handelt es sich um einen Beschluss, wird auch dieser rechtlich richtig festgehalten und dokumentiert. Bei Bedarf können Sie weitere Dokumente hochladen und in der Sitzung ein weiteres TOP anlegen, wenn der Beschluss einstimmig beschlossen wurde. Unter „Sonstiges“ können spontane oder nachträglich eingebrachte Themen dokumentiert werden, die nicht Teil der ursprünglichen Tagesordnung waren.

Schon während der Sitzung kann so direkt das Protokoll erstellt und die Unterschriften hinterlegt werden. Wenn die Teilnehmerliste hochgeladen wurde, kann das Protokoll an die Betriebsratsmitglieder versendet werden.

2.1.6 Freigabe Protokoll

Haben Sie das Protokoll versendet, haben die Gremiums- oder Ausschussmitglieder nun die Möglichkeit, ihre Kommentare zu den TOPs festzuhalten, die vor der Freigabe des Protokolls besprochen werden. Nach der Freigabe können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Dokumente, darunter das Protokoll als PDF, stehen zum Download bereit.

3. manageforwork | Datenschutz

Mit manageforwork | Datenschutz erhalten Sie ein cloud-basiertes Datenschutzmanagementsystem, welches Sie bei der Implementierung und Überwachung von Datenschutzmaßnahmen gemäß den Anforderungen der DSGVO unterstützt.

Eine besondere Erleichterung bietet die Erfassung und Verwaltung von Datenschutzdokumentationen, insbesondere des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten und Dienstleisterverträgen sowie den damit verbundenen Risikoanalysen und technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Inhalte des Produkts:

3.1 Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Legen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO Absatz 1 an, indem Sie entweder die gutachtergeprüften Vorlagen verwenden oder diese selbst erstellen. Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage und bietet tiefergehende Erklärungen im Hilfefenster. Die userfreundliche Nutzerführung und kollaborative Ansatz, macht es möglich, dass die zuständigen Fachabteilungen die Verarbeitungstätigkeiten selbst dokumentieren können und den Datenschutzkoordinator oder -beauftragten nur noch mittels Aufgaben- und Kommentarfunktion um Rat fragen. Im Formular sind die Pflichtfelder gekennzeichnet, die Sie mindestens für die Aufsichtsbehörden ausfüllen müssen. Dennoch können Sie darüberhinausgehende Informationen dokumentieren, die Ihnen später für andere Prozessschritte wie z. B. Auskunftsersuche oder Datenschutz-Folgenabschätzungen helfen.

3.2 Importfunktion für Verarbeitungstätigkeiten

Sie haben Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bisher in Word oder Excel geführt oder gar ein anderes Datenmanagementsystem genutzt? Kein Problem. Denn dank der mitgelieferten Excel-Vorlage können Sie existierende Verfahren schnell kopieren und in die benötigte Struktur bringen. Die intelligente Importfunktion gleicht Ihre Daten mit vorhandenen Datensätzen ab z. B. Rechtsgrundlagen, Datenkategorien, Empfänger, TOM-Katalog und verlinkt diese, sodass doppelte Datensätze vermieden werden. So können Sie alte Dokumente schnell in Ihr Datenschutzmanagementsystem übertragen und dort weiter bearbeiten.

3.3 Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter

Legen Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter nach Art. 30 DSGVO Absatz 2 an. Dazu fassen Sie die Tätigkeiten, die Sie für Ihre Kunden ausführen, sinnvoll zusammen und sparen sich dank intelligenter Verknüpfung doppelte Dokumentation.  

3.4 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Definieren Sie Ihren Standard TOM-Katalog oder legen Sie tätigkeitsbezogene Kataloge oder Einzelmaßnahmen an. Die Statusanzeige sowie Aufgaben- und Kommentarfunktion ermöglichen einfache Audits Ihrer Schutzmaßnahmen. Auch die Anlage und Überwachung verarbeitungsspezifischer TOMs ist möglich.

3.5 Dienstleister- und Auftragsverarbeiterübersichten

Für eine übersichtliche Darstellung, wo Ihre Daten überall hin übermittelt werden, bietet sich das Dienstleisterverzeichnis an. Hinterlegen Sie hier alle externen Partner (Dienstleister und Auftraggeber) mit ihren konkreten Produkten und Services an. Die Informationen zum Vertrag, Serverstandort und ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegt werden anschließend automatisch in verknüpften Verarbeitungstätigkeiten referenziert.

3.6 Ressourcenverwaltung

Hier können Sie die im Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten verlinkten Formularfelder wie z. B. die Abteilungen, Datenkategorien, Personengruppen, Rechtsgrundlagen oder Aufbewahrungsfristen verwalten. Gleichzeitig sehen Sie als Art Rückwärtssuche, welche der Formularfelder in welcher Verarbeitungstätigkeit verwendet wird. Sollte sich also eine Ressource ändern, können Sie dies zentral steuern und müssen anschließend nur die damit verbundenen Verarbeitungstätigkeiten, nicht jedoch das gesamte Verzeichnis, prüfen.

3.7 Löschkonzept / Aufbewahrungsfristen

In den „Ressourcen“ werden Ihnen bereits typische Aufbewahrungsfristen je nach Datenart mit Rechtsgrundlage bereitgestellt. Diese können Sie beliebig mit Ihren eigenen Unternehmensrichtlinien ergänzen. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können Sie dann die Fristen hinterlegen und Ihren Löschprozess beschreiben.

3.8 Datenschutz-Folgenabschätzung

Prüfen Sie per Schwellwertanalyse, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist. Dank Verlinkung der Verarbeitungstätigkeit mit DSFA sparen Sie sich doppelte Dokumentation. Erstellen Sie im Projektteam Ihre Risikoanalyse und dokumentieren Sie Maßnahmen zur Risikobehandlung. 

3.9 Datenschutzvorfall

Liegt ein Datenschutzvorfall bei Ihnen vor, können Sie diesen dank praktischen Verknüpfungen schnell dokumentieren. Weisen Sie Aufgaben zu, um kollaborativ alle Informationen zusammenzutragen. Eine Reminder-Funktion sorgt dafür, dass Sie die Meldefrist innerhalb von 72 Stunden einhalten. Außerdem erhalten Sie Handlungsempfehlungen, ob eine Meldung an die Behörde oder Betroffene verpflichtend ist oder welche weiteren Maßnahmen sinnvoll sind. Exportieren Sie die Dokumentation als PDF und senden Sie diese an die zuständige Aufsichtsbehörde.

3.10 Betroffenenanfragen

Dokumentieren und beantworten Sie Betroffenenanfragen fristgemäß. Damit Sie keine wertvolle Zeit mit der Dokumentation verlieren, generiert das System passende Antwortvorlagen für Sie. Über verlinkte Verarbeitungstätigkeiten werden Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen automatisch geniert – ohne lange Recherche. 

Support und Service:

Kundensupport per E-Mail oder Telefon

Servicezeiten: Montags bis freitags 09:00 – 17:00 Uhr, an Feiertagen Service nicht verfügbar

Reaktionszeiten im Falle einer Störung: 24 Stunden

Antwortzeiten im Falle einer Anfrage: 4 Stunden

Sprachen des Supports: deutsch

Online-Hilfe und Benutzerdokumentation

Um Benutzern eine eigenständige Problembehebung zu ermöglichen, bietet manageforwork einen umfassenden Online-Hilfebereich mit Erklärvideos, welche den Benutzern bei der Navigation durch die Plattform und der Lösung häufig auftretender Fragen unterstützen.

Technische Anforderungen:

Unterstützung gängiger Webbrowser

Für eine reibungslose Nutzung der Plattform sollte ein gängiger Browser (Chrome, Firefox, Safari, Opera und Edge) in der jeweils aktuellen Version genutzt werden. Wir empfehlen die Nutzung in der Desktop Ansicht.

Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen

Benutzer können die Plattform in den gängigen Betriebssystemen (Windows, macOS, Linux) uneingeschränkt über einen der oben genannten Webbrowser nutzen.